מי הם הארכיבאים ומה תפקידם? כל מה שצריך לדעת על מקצוע הארכיון והגניזה

 

ארכיבאים הם אנשי המקצוע שמנהלים, ממיינים ומשמרים מסמכים וחומר ארכיוני עבור ארגונים, חברות ומוסדות ציבוריים. במאמר זה נסביר מי הם ארכיבאים, מה כולל תפקידם היומיומי, ובאילו מקרים גם עסקים קטנים ובינוניים נעזרים בעקרונות שעליהם מבוססת עבודת הארכיבאים כדי לנהל את המסמכים שלהם בצורה מסודרת.

מי הם ארכיבאים ומה עומד מאחורי מקצוע הארכיונאות?

כאשר חושבים על ארכיון, קל לדמיין חדרים מלאים במדפים, קלסרים וקופסאות מסמכים. בפועל, מאחורי ארכיון שמתפקד בצורה מסודרת עומדת עבודה מקצועית שמטרתה להפוך כמויות גדולות של מידע למערכת שניתן לשמר, להבין ולאתר לאורך זמן. אנשי המקצוע שעוסקים בכך מכונים בשפה המדוברת לעיתים ארכיבאים, אך המונח העברי המקצועי שקבעה האקדמיה ללשון העברית הוא "ארכיונאי". במילון הארכיונאות של האקדמיה המונח ארכיונאי מקביל למונח Archivist, ובמילון המקצועי משנת 1960 אף הוגדר ארכיונאי כבעל מקצוע מוסמך בארכיונאות.

תפקידו של הארכיונאי רחב בהרבה מהנחת מסמכים על מדף. הוא עוסק בהבנת החומר שנוצר בארגון או במוסד, בסיווגו, ברישומו, בשימורו ובהפיכתו לנגיש כאשר מתעורר צורך להשתמש בו. בארכיון הכנסת, למשל, תחומי האחריות של אנשי הארכיון כוללים הערכה, מיון, קטלוג, הכנה לגניזה וטעינת מידע למאגרים דיגיטליים.

המקצוע רלוונטי לא רק לארכיונים היסטוריים. גם חברות מסחריות, משרדי עורכי דין, מוסדות פיננסיים, רשויות, חברות ביטוח, מוסדות ציבוריים וארגונים גדולים מייצרים מדי יום מידע שיש צורך לנהל במשך תקופות שונות. חוזים, תיקי עובדים, מסמכים כספיים, מסמכי התקשרות, תיעוד מקצועי ותכתובות אינם יכולים להישמר לאורך שנים ללא שיטת עבודה. כאן נכנס לתמונה הארכיונאי, או מערך ניהול הרשומות המקצועי, שתפקידו ליצור סדר שמאפשר לדעת איזה חומר קיים, מה חשיבותו, היכן הוא נמצא, כמה זמן יש לשמור אותו וכיצד ניתן להגיע אליו.

במובן הזה, הארכיונאי נמצא בנקודת המפגש שבין מידע, תפעול ושימור. ככל שהארגון גדל וכמות המסמכים עולה, העבודה הזאת הופכת משמעותית יותר, משום שגם מסמך שנראה שולי ביום שבו נוצר עשוי להפוך בעתיד למסמך חשוב לצורך ביקורת, בירור, הליך משפטי או קבלת החלטה.

מה עושה ארכיונאי (ארכיבאי) בפועל במהלך העבודה?

עבודתו של ארכיונאי מתחילה בדרך כלל עוד לפני שהמסמך מגיע למדף הארכיון. אחת המשימות המרכזיות היא להבין אילו סוגי חומר קיימים בארגון וליצור עבורם שיטת סיווג שתאפשר למצוא אותם גם כעבור שנים. האקדמיה ללשון העברית מגדירה "עיבוד חומר ארכיוני" כתהליך הכולל רכישה, סידור, תיאור ושמירה של חומר ארכיוני.

במציאות הארגונית התהליך יכול לכלול קליטת תיקים, מיון לפי מחלקה או נושא, יצירת שמות ותיאורים אחידים, מפתוח, רישום במערכת מידע, תיוק פיזי או דיגיטלי והגדרת מיקום האחסון. כאשר נוצר צורך במסמך מסוים, הארכיונאי צריך לאפשר איתור מדויק ומהיר שלו.

מודעות דרושים עדכניות לתפקידי ארכיבאי בישראל ממחישות עד כמה המקצוע משלב בין עבודה פיזית לעבודה ממוחשבת. תחומי האחריות המפורסמים כוללים מיון, תיוק, סריקה, קטלוג ושימור מסמכים, לצד קליטה ועדכון של מידע במערכות ממוחשבות, איתור ושליפת תיקים ומעקב אחר מסמכים. בארגונים גדולים מדובר לעיתים במאות אלפי פריטי מידע ואף יותר, ולכן אי אפשר להסתמך על זיכרון אישי או על סימון ידני בלבד. כל תיק זקוק להקשר ברור ולמיקום שניתן להתחקות אחריו.

העבודה דורשת גם הבנה של מחזור החיים של הרשומה. חלק מהמסמכים פעילים ומשמשים את העובדים בתדירות גבוהה, אחרים נדרשים רק לעיתים רחוקות, וחלק מגיעים לשלב שבו ניתן לבחון את ביעורם בהתאם למדיניות הארגון ולהוראות החלות עליו. גם כאן יש חשיבות לסדר מקצועי. ארכיון אינו אמור לצבור חומר ללא גבול, אלא לנהל אותו באופן שמאזן בין צורך בשימור לבין יעילות תפעולית. למעשה, עבודתו היומיומית של הארכיונאי יוצרת רצף בין רגע יצירת המסמך לבין הרגע שבו הוא נדרש שוב, מועבר לאחסון ארוך טווח או מסיים את תקופת השמירה שהוגדרה עבורו.

מה ההבדל בין ארכיבאי (ארכיונאי), תייק ומנהל רשומות?

אחד הדברים שממחישים את עומק מקצוע הארכיונאות הוא ההבדל בין ארכיונאי לבין עובד שמבצע פעולת תיוק בלבד. האקדמיה ללשון העברית מבחינה כבר במילון הארכיונאות הוותיק בין "ארכיונאי", שמוגדר כבעל מקצוע בתחום הארכיונאות, לבין "תייק", שעבודתו מתמקדת בעיקר בתיוק. היא גם מגדירה "מגנזה" כיחידה שבה נשמרות תעודות שאינן דרושות עוד לעבודה היומיומית, אך עדיין לא הוחלט מה ייעשה בהן.

ההבחנות האלה חשובות משום שבארגון מודרני קיימים כמה שלבים בניהול המידע. תיוק הוא פעולה נקודתית של הכנסת מסמך למיקום שנקבע לו. ניהול ארכיון כולל תפיסה רחבה יותר של הקשרים בין המסמכים, מבנה התיקים, דרכי האיתור, השימור והגישה.

לצד הארכיונאי קיים גם תפקיד של מנהל רשומות. במילון הארכיונאות העדכני של האקדמיה, מנהל רשומות או אחראי רשומות מוגדר כעובד מקצועי שאחראי לניהול מערכת הרשומות בארגון. בארגונים מסוימים התפקידים משתלבים זה בזה, ובאחרים קיימת חלוקה ברורה בין מי שמנהל את הרשומות הפעילות לבין מי שמטפל בחומר שעבר לארכיון.

ההבחנה חשובה במיוחד בעידן שבו חלק מהמידע נמצא בנייר וחלקו נוצר מלכתחילה במערכות דיגיטליות. הארכיונאי של ימינו נדרש להבין לא רק מדפים וקלסרים, אלא גם מאגרי מידע, סריקת מסמכים, הרשאות, קטלוגים דיגיטליים ושיטות חיפוש. הספרייה הלאומית, לדוגמה, מפעילה מערכי ארכיונאות וקטלוג שבהם נעשית עבודה על כמויות גדולות מאוד של פריטי מידע דיגיטליים ופיזיים, ובפרויקט רשת ארכיוני ישראל השתתפו כ 220 ארכיונים ונעשתה דיגיטציה לכ 4 מיליון מסמכים, תצלומים, תעודות ופריטי ארכיון נוספים.

לכן מקצוע הארכיונאות ממשיך להשתנות יחד עם צורת העבודה של הארגונים. המסמך אולי עבר מהקלסר לקובץ, אך הצורך לסווג אותו, לשמור אותו ולאפשר את איתורו נשאר מרכזי.

מדוע ארכיבאים חשובים גם בעסקים שאין להם ארכיון היסטורי?

לא כל חברה מחזיקה כתבי יד עתיקים, תצלומים היסטוריים או תיעוד בעל חשיבות לאומית, אבל כמעט כל ארגון מייצר רשומות. זו הסיבה שהעקרונות של עבודת הארכיונאי רלוונטיים הרבה מעבר למוזיאונים, לספריות ולארכיונים ציבוריים. משרד עורכי דין צריך לדעת היכן נמצאים תיקי לקוחות ישנים. מחלקת כספים צריכה להיות מסוגלת לאתר מסמכים חשבונאיים משנים קודמות. מחלקת משאבי אנוש מנהלת תיקי עובדים, וחברה מסחרית עשויה להזדקק לחוזים, מפרטים, מסמכי ספקים או תכתובות זמן רב לאחר שנוצרו.

ככל שהחומר מצטבר, ניהול לא שיטתי מתחיל לייצר עלויות. עובדים מבזבזים זמן בחיפוש, שטחי משרד הופכים לחדרי אחסון, נוצרות כפילויות ולעיתים אין דרך פשוטה לדעת האם מסמך מסוים עדיין קיים ומי טיפל בו לאחרונה.

כאן עקרונות הארכיונאות מקבלים משמעות עסקית מעשית. מערכת ניהול טובה צריכה לאפשר לזהות את החומר, לקשר אותו ליחידה הארגונית המתאימה, לקבוע מקום אחסון, לשלוט בהרשאות ולאפשר אחזור כאשר נדרש. בארכיב 2000, לדוגמה, תהליך הגניזה כולל רישום של מיכלים במסד נתונים ממוחשב, קידוד באמצעות ברקוד, סריקת תעודות משלוח ומעקב אחר החומר עד למיקומו באתר האחסון. בעת הזמנת תיק הצוות מאתר אותו במערכת, מבצע שליפה פיזית באמצעות קורא אופטי ומעביר אותו ללקוח בתוך 24 שעות או פחות.

זהו יישום מעשי של אותם עקרונות שעליהם מבוססת עבודת הארכיונאי: כל פריט צריך להיות מזוהה, מתועד, מאוחסן בצורה מסודרת ונגיש לגורם המורשה בעת הצורך. מבחינת הארגון, המשמעות היא שהארכיון הופך ממחסן של ניירת למערכת מידע תפעולית. כאשר סדרי העבודה מוגדרים נכון, ניתן גם לקבל החלטות טובות יותר לגבי סריקה, אחסון ארוך טווח וביעור, וכך לנהל את כל מחזור החיים של המסמך בצורה יעילה יותר.

איך שירותי ארכיון וגניזה מקצועיים מיישמים את עבודת הארכיונאי?

בארגונים רבים אין צורך להעסיק ארכיונאי במשרה מלאה, אך עדיין קיימת חובה תפעולית לנהל כמויות גדולות של מסמכים בצורה מקצועית. במקרים כאלה ניתן ליישם את עקרונות הארכיונאות באמצעות שירותי ארכיון, גניזה וניהול רשומות חיצוניים. המטרה היא לבנות תהליך שבו החומר אינו פשוט יוצא מהמשרד ונעלם בתוך מחסן, אלא ממשיך להיות מנוהל כחלק ממערכת המידע של הארגון. שירות מקצועי מתחיל במיון ובהגדרת שיטת עבודה, ממשיך באיסוף, קליטה, רישום ואחסון, וצריך לכלול גם יכולת איתור, אחזור וביעור מבוקר בהמשך.

כאשר מדובר בכמות משמעותית של מסמכים, הטכנולוגיה הופכת לחלק מרכזי בתהליך. מערכת ממוחשבת, ברקודים, תיעוד של תנועת החומר והרשאות גישה מאפשרים לנהל ארכיון פיזי ברמת שליטה הדומה למאגר מידע מסודר.

לצד האחסון, ארגונים רבים משלבים כיום גם סריקה ודיגיטציה. ארכיב 2000 מפעילה לשכת סריקה שבה צוות עובדים מטפל בהזנת החומר הסרוק לתיקיות ממוחשבות בהתאם לצורכי הלקוח ולמדיניות ניהול הרשומות שלו. החברה מספקת גם שירותי ייעוץ בניהול רשומות, תיוק מקצועי ומפתוח, שמטרתם לסייע לארגונים לסדר חומר מודפס, לאתר מסמכים ולהכין חומר להעברה לגניזה או לביעור.

לפי אתר ארכיב 2000, החברה פועלת בישראל משנת 1993 ומפעילה חמישה מרכזים לוגיסטיים מאובטחים וממוחשבים שבהם מאוחסנים כ 3.8 מיליון מיכלי ניירת. הנתון הזה ממחיש עד כמה ניהול ארכיון בהיקפים גדולים דורש שיטה, תיעוד ותהליכים מקצועיים.

מי שמחפש שירותי ארכיון וגניזה לעסק צריך לכן לבחון לא רק היכן יישמרו הקופסאות, אלא כיצד ינוהל המידע שבתוכן. ארכיון מקצועי הוא מערכת שמאפשרת לארגון לדעת מה נשמר, היכן הוא נמצא וכיצד ניתן לקבל אותו בעת הצורך. בדיוק בנקודה הזאת הופכים הידע והעקרונות של מקצוע הארכיונאות לכלי מעשי בניהול מידע ארגוני, ומדגישים מדוע ארכיבאים מקצועיים הם נכס אמיתי לכל ארגון.