שירותי ארכיון לעסקים: הדרך הבטוחה והיעילה לשמירת מסמכים
מסמכים עסקיים מצטברים במהירות. חוזים, תיקי לקוחות, מסמכים חשבונאיים, תכתובות, מסמכי כוח אדם, חומרים מקצועיים, ספרות מקצועית ושרטוטים תופסים מקום רב ודורשים ניהול מסודר. כאשר הניירת נשמרת בארונות, בחדרים פנימיים או במחסנים שאינם מתאימים לכך, הארגון עלול להתמודד עם קושי באיתור מידע, בזבוז שטח יקר וסיכון לפגיעה במסמכים חשובים.
שירותי ארכיון מקצועיים מעניקים לעסקים ולארגונים פתרון מקיף לשמירה ולניהול מחזור החיים של המסמכים. השירות כולל אריזה, איסוף, רישום והקלדה, אחסון, אחזור וביעור מבוקר של חומר שאינו נדרש עוד.
מהם שירותי ארכיון?
שירותי ארכיון הם מכלול של פעולות שנועדו לארגן, לשמור ולנהל מסמכים פיזיים לאורך זמן. במקום שכל מחלקה בארגון תנהל בעצמה ארונות, קלסרים וחדרי אחסון, החומר מועבר למגנזה ייעודית ומנוהל באמצעות מערכת רישום ובקרה.
המטרה אינה רק לפנות מקום מהמשרד. שירות מקצועי צריך לאפשר לדעת אילו מסמכים נשמרים, היכן הם נמצאים, מי רשאי להזמין אותם, מתי ניתן לבער אותם וכיצד ניתן לקבל אותם כאשר עולה צורך עסקי.
שירותי ארכיון עשויים לכלול:
- איסוף מסמכים ממשרדי הארגון
- אריזה במיכלים ייעודיים
- רישום ומפתוח של תיקים ומיכלים
- אחסון מסמכים במתקנים מתאימים
- הזמנת תיקים ואחזור מידע
- ביעור וגריסת מסמכים בהתאם להנחיות הלקוח
מתי עסק זקוק לשירותי ארכיון?
לא כל ארגון מזהה בזמן את הצורך בהעברת המסמכים לניהול מקצועי. לעיתים ההחלטה מתקבלת רק לאחר שחדר שלם התמלא בקלסרים או כאשר מסמך חשוב אינו נמצא בזמן.
ישנם כמה סימנים המעידים שכדאי לבחון שירותי ארכיון לעסק:
אין מקום פנוי במשרד
שטח משרדי מיועד לעובדים, לפגישות ולפעילות עסקית. כאשר חדרים, מסדרונות וארונות משמשים לאחסון ניירת, הארגון משלם בפועל על שטח יקר שאינו תורם לפעילות השוטפת.
איתור מסמכים אורך זמן רב
כאשר אין שיטת רישום אחידה, עובדים עלולים להשקיע זמן רב בחיפוש אחר תיק, חשבונית או הסכם. מערכת ארכיון מסודרת מאפשרת לאתר את החומר לפי מספר תיק, לקוח, מחלקה, תאריך או מאפיין אחר שהוגדר מראש.
קיימים מסמכים רגישים
מסמכים הכוללים מידע עסקי, פיננסי, רפואי או אישי דורשים הגנה מתאימה. אחסון בארון רגיל או במחסן שאינו מפוקח אינו מספק בהכרח את רמת הבקרה שהארגון זקוק לה.
הארגון עובר משרד או מצמצם שטחים
מעבר משרד הוא הזדמנות לבצע מיון, לארוז את החומר בצורה מקצועית ולהעביר מסמכים שאינם נדרשים בשימוש יומיומי לאחסון חיצוני.
כיצד מתבצע תהליך העברת המסמכים לארכיון?
תהליך מקצועי מתחיל באפיון הצרכים של הארגון. יש להבין אילו סוגי מסמכים קיימים, מהי כמות החומר, באיזו תדירות נדרשת גישה אליו, אילו הרשאות יש להגדיר ואילו מסמכים מיועדים לסריקה או לביעור.
לאחר האפיון ניתן לבנות תהליך עבודה מסודר.
איסוף ואריזה
המסמכים נארזים במיכלים ייעודיים. האריזה מבוצעת במשרדי הלקוח, תוך סימון כל מיכל על פי המחלקה, סוג החומר או תקופת השמירה.
רישום וקליטה
כל מיכל או תיק נקלט במערכת הממוחשבת. הרישום מאפשר מעקב אחר מיקום החומר במגנזה.
אחסון במתקן ייעודי
המיכלים מועברים למגנזה ונשמרים במיקום מוגדר. מגנזה מקצועית מותאמת לשמירת מסמכים ומצוידת באמצעי אבטחה, בקרת גישה, מערכות גילוי וכיבוי אש ותשתית מתאימה לאחסון ממושך.
הזמנה ואחזור
כאשר הארגון זקוק למסמך, ניתן להזמין את התיק באמצעות מערכת מסודרת. החברה מאתרת את החומר, מתעדת את השליפה, מעבירה אותו ללקוח ואוספת אותו חזרה למגנזה בתום השימוש בחומר הארכיוני.
איך לבחור חברה המספקת שירותי ארכיון?
בחירת ספק שירותי ארכיון צריכה להתבסס על יותר ממחיר האחסון החודשי. המסמכים מכילים מידע חשוב ולעיתים רגיש, ולכן יש לבחון את כל שרשרת הטיפול בחומר.
ניסיון ויציבות
כדאי לבדוק כמה שנים החברה פעילה, אילו סוגי ארגונים היא משרתת והאם יש לה יכולת להתמודד עם כמויות גדולות של חומר לאורך זמן.
מערכת ממוחשבת לניהול החומר
מערכת טובה מאפשרת רישום מסודר, מעקב אחר מיקום התיקים, ניהול הרשאות, הזמנת חומר ותיעוד שליפות והחזרות.
זמני אחזור ברורים
חשוב להבין בתוך כמה זמן ניתן לקבל תיק רגיל, האם קיים שירות דחוף וכיצד מתבצעת מסירת החומר. בארכיב 2000 מצוין כי ניתן לקבל את התיקים המוזמנים בתוך יום עבודה וכי ההזמנות מתבצעות באמצעות ממשק מקוון מאובטח.
אבטחת מידע
יש לבדוק כיצד מוגנת המערכת הממוחשבת, כיצד מנוהלות הרשאות המשתמשים, האם קיימים גיבויים ומהם התקנים שבהם עומדת החברה.
ארכיב 2000 מציינת כי היא מוסמכת לתקן אבטחת המידע ISO 27001:2022 ולתקן הרציפות העסקית ISO 22301:2012. החברה מפעילה מערכת ייעודית, תקשורת מאובטחת, גיבוי שוטף וגישה ללקוחות המבוססת על הרשאות. כמו כן, לארכיב 2000 תקן ניהול איכות ISO 9001:2015 ותקן ניהול סביבתי ISO 14001:2015.
אבטחה פיזית ותנאי אחסון
יש לבחון את מבנה המחסנים, בקרת הכניסה, מערכות האזעקה, המצלמות, ההגנה מפני מים, אש ומזיקים ואופן אחסון המיכלים.
תהליך ביעור מבוקר
ביעור מסמכים אינו צריך להתבצע באופן אוטומטי או ללא תיעוד. השירות צריך לכלול רשימות מסודרות, אישור של הלקוח, בקרת התאמה ותהליך השמדה מאובטח. בכל מקרה, ביעור יבוצע רק לאחר הוראה מפורשת בכתב של הלקוח.
בארכיב 2000 תהליך הביעור כולל הפקת רשימות בהתאם להגדרות הלקוח ובקרה כפולה באמצעות מערכת ממוחשבת ומסופוני ברקוד לפני העברת החומר להשמדה.
מעטפת שירות מלאה
עדיף לבחור חברה שיכולה לספק פתרון המשכי הכולל רישום, אחסון, אחזור, ייעוץ וביעור. כך ניתן לנהל את כל מחזור החיים של המסמך באמצעות גורם מקצועי אחד.
כמה עולים שירותי ארכיון?
עלות שירותי ארכיון נקבעת בהתאם למאפייני הפרויקט ולצרכים של כל ארגון. בין הגורמים שעשויים להשפיע על המחיר:
- מספר המיכלים
- העבודה הנדרשת באיסוף החומר ובאריזתו
- רמת הרישום והמפתוח הנדרשת
- תדירות הזמנת התיקים
- זמני האחזור המבוקשים
- רמת האחסון המבוקשת: אחסון רגיל או מיוחד
- מרחקי השינוע
כדי לקבל הצעה מדויקת מומלץ לבצע הערכה ראשונית של כמות הניירת ולתאר את אופן השימוש הצפוי בה. ארגון שמזמין תיקים בתדירות גבוהה זקוק למודל שונה מארגון ששומר חומר לטווח ארוך וכמעט שאינו ניגש אליו.
היתרונות של שירותי ארכיון מקצועיים
שירות ארכיון איכותי מספק לארגון ערך תפעולי ולא רק מקום אחסון.
הוא מפנה שטח מהמשרד, מצמצם את הזמן המושקע בחיפוש מסמכים ומאפשר ליצור שיטת עבודה אחידה בין המחלקות. בנוסף, הוא מסייע לשמור על מידע רגיש בסביבה מבוקרת ולתעד את פעולות האחסון, השליפה והביעור.
העברת האחריות לגורם מקצועי מאפשרת לעובדי הארגון להתמקד בפעילות העסקית, במקום בניהול קלסרים, חדרי ארכיון ומחסני ניירת.
שירותי ארכיון עם ניסיון של עשרות שנים
ארכיב 2000 מקבוצת ממן פועלת בישראל משנת 1993 ומספקת שירותי ארכיב, גניזה, סריקה, אחזור מידע, תיוק וביעור לארגונים, לעסקים ולגופים ציבוריים. לפי נתוני החברה, היא מפעילה חמישה מרכזים לוגיסטיים מאובטחים וממוחשבים שבהם מאוחסנים כשלושה מיליון ושמונה מאות אלף מיכלי ניירת.
המערכת הממוחשבת מאפשרת ניהול מסודר של התיקים, הזמנות מקוונות ומעקב אחר החומר המאוחסן. לצד האחסון הפיזי, החברה מספקת שירותי סריקה וארכיון דיגיטלי, תיוק וניהול רשומות וביעור חומר בהתאם להגדרות הלקוח.
