אחסון מסמכים מאובטח
אחסון מסמכים מאובטח אינו רק שאלה של מקום פנוי. הוא שילוב של תשתית פיזית מוגנת, מערכת ניהול ממוחשבת ותהליך אחזור מוגדר, שמאפשרים לארגון לשמור על המידע שלו לאורך שנים ולקבל אותו בחזרה בדיוק כשצריך.
אחסון מסמכים מאובטח מתחיל בהבנה שמסמך הוא נכס ארגוני
חוזים, תיקי עובדים, מסמכים חשבונאיים, תכתובות, תיקים משפטיים, פרוטוקולים ומסמכי התקשרות מצטברים בכל ארגון במשך שנים. חלקם נדרשים לעבודה השוטפת, אחרים נשמרים לצורך תיעוד, בקרה או עמידה בדרישות שונות, ובמקרים רבים הם מכילים מידע עסקי או אישי שאינו מיועד לעיני כל אדם.
ככל שכמות הניירת גדלה, כך נעשה קשה יותר לנהל אותה בתוך המשרד. ארונות מתמלאים, חדרים הופכים למחסנים מאולתרים והיכולת לדעת היכן נמצא כל תיק הולכת ונחלשת. כאן מתחילה החשיבות של אחסון מסמכים מאובטח. המטרה איננה רק למצוא מקום פנוי לקלסרים ולתיקים, אלא ליצור סביבת אחסון שבה אפשר לדעת איזה חומר נשמר, היכן הוא נמצא, מי רשאי לקבל אותו וכיצד ניתן לאתר אותו בעת הצורך.
מסמך עסקי יכול להישמר במשך שנים בלי שאיש יזדקק לו, ואז להפוך בתוך שעות למסמך חיוני בעקבות ביקורת, מחלוקת, בירור מול לקוח או צורך פנימי בארגון. לכן רמת האחסון נבחנת גם ביום שבו החומר נכנס לארכיב וגם ביום שבו מבקשים לקבל אותו בחזרה.
אחסון בתוך חדר פנוי במשרד עשוי להיראות נוח וזול בתחילת הדרך, אך ככל שהיקף המסמכים גדל הוא צורך שטח עבודה, מקשה על ניהול הרשאות ועלול לחשוף חומר רגיש לנזק, אובדן או גישה בלתי מורשית.
שירות ארכיב וגניזה מקצועי מאפשר להעביר את החומר לסביבה שנועדה מלכתחילה לשמירת מסמכים לאורך זמן, תוך יצירת שיטת עבודה ברורה ומבוקרת. המשמעות עבור העסק היא כפולה: מצד אחד מפנים שטח יקר במשרד ומפחיתים את העומס התפעולי, ומצד שני שומרים על המסמכים כחלק ממערך המידע הארגוני ולא כקופסאות שנשכחו במחסן. כאשר בוחנים שירות כזה, השאלה החשובה איננה רק כמה מקום הוא מציע, אלא כיצד הוא מגן על המידע שנמסר לידיו לאורך כל מחזור האחסון.
מה הופך אתר אחסון למסמכים למאובטח באמת?
אבטחת מסמכים פיזיים בנויה ממספר שכבות שפועלות במקביל. השכבה הראשונה היא סביבת האחסון עצמה. נייר רגיש לנזקי אש, מים, לחות ותנאי סביבה שאינם מתאימים, ולכן מחסן רגיל אינו בהכרח מקום שמתאים לארכיון ארוך טווח. כאשר ארגון בוחן שירות אחסון מסמכים מאובטח, עליו לבדוק מה נעשה כדי לצמצם את הסיכון לנזק פיזי לחומר ומהם אמצעי הבקרה שפועלים באתר.
בארכיב 2000, לדוגמה, קיימים חדרי אחסון חסינים מאש הכוללים מערכות גילוי וכיבוי אש, חיישני הצפה ומערכות לניטור טמפרטורה ולחות. לצד ההגנה מפני נזק סביבתי נדרשת גם הגנה מפני כניסה או גישה שאינן מורשות. מתקני החברה כוללים בקרות כניסה ומצלמות אבטחה הפועלות בכל שעות היממה, עם יכולת שחזור תיעוד של עד 90 יום.
שילוב בין שכבות האבטחה האלה מאפשר להתייחס למסמך כאל מידע רגיש שדורש הגנה ולא כאל פריט אחסון רגיל. ההבחנה הזאת משמעותית במיוחד בארגונים שמנהלים מידע על עובדים, לקוחות, ספקים, פעילות כספית או תהליכים משפטיים.
נייר אינו חשוף למתקפת סייבר, אך הוא חשוף לסיכונים פיזיים ואנושיים משלו. מסמך שנלקח ממקום האחסון בלי תיעוד, תיק שאינו מוחזר למקום הנכון או חומר שניזוק כתוצאה מתנאי אחסון לקויים יכולים ליצור בעיה עסקית משמעותית. אבטחה מקצועית נועדה לצמצם את נקודות הכשל האלה באמצעות תשתית ייעודית ותהליכי עבודה קבועים.
לכן כדאי להסתכל על המתקן כמכלול: כיצד מונעים שריפה והצפה, כיצד מפקחים על תנאי האחסון, מי יכול להיכנס לאזור שבו נמצאים המסמכים וכיצד מתועדת הפעילות. ככל שיש יותר שכבות בקרה, כך קטנה התלות באמצעי הגנה יחיד. זהו אחד ההבדלים המרכזיים בין השכרת שטח אחסון לבין ניהול ארכיב מקצועי.
האבטחה ממשיכה גם בניהול, ברישום ובמעקב אחר כל תיק
גם המתקן המאובטח ביותר אינו מספיק אם הארגון אינו יודע מה נמצא בתוכו. אחד המרכיבים המרכזיים של אחסון מסמכים מאובטח הוא היכולת לנהל את החומר בצורה שיטתית, כך שהעברת מסמכים מהלקוח אל הארכיב אינה מנתקת את הקשר של הארגון עם המידע שלו.
בארכיב 2000 תהליך האחסון כולל מספר שלבים שמטרתם ליצור רצף מתועד:
- מיכלים נאספים מהלקוח ונקלטים באתר הגניזה.
- פרטי המיכל מוזנים למערכת ממוחשבת יחד עם כתובת המקודדת באמצעות ברקוד.
- תעודות המשלוח נסרקות, כך שניתן לעקוב אחר החומר ממועד האיסוף ועד למיקום שבו הוא נשמר.
- בשלב ההקלדה מתבצעות בדיקות מדגמיות לבקרת איכות ולאיתור חריגים.
התהליך הזה חשוב משום שאחד האתגרים הגדולים בארכיון רחב היקף אינו עצם האחסון, אלא האיתור. חברה עשויה להחזיק מאות מיכלים ואלפי תיקים, ובמצב כזה הסתמכות על סימון ידני בלבד עלולה להפוך את השליפה למסורבלת. ניהול ממוחשב וברקוד מאפשרים להפוך ארכיון פיזי למאגר שניתן לשלוט בו באופן מסודר.
ארכיב 2000 מאפשרת למנויים מורשים להיכנס באמצעות שם משתמש וסיסמה, לצפות ברשומות השייכות להם ולהזמין תיקים שנמצאים במרכזים הלוגיסטיים. כך נשמרת הפרדה בין האחסון הפיזי לבין ההרשאה לצפות במידע ולבצע פעולה לגביו.
מבחינת הארגון, המשמעות היא שניתן להעביר את הארכיון אל מחוץ למשרד בלי לאבד את השליטה בו. כל תיק ממשיך להיות חלק ממערכת הרשומות של החברה, וניתן להתחקות אחר מיקומו ולבקש את החזרתו בעת הצורך. הרחבנו על מבנה התהליך במדריך שלנו בנושא שירותי ארכיון לעסקים.
כאשר בוחנים ספק אחסון, כדאי לכן לבדוק לא רק את אמצעי האבטחה שבמתקן, אלא גם את המערכת שמנהלת את המסמכים. היכולת לדעת היכן כל חומר נמצא ומי מורשה להזמין אותו היא חלק בלתי נפרד מרמת האבטחה.
אחסון טוב חייב לשלב בין הגנה על המסמך לבין זמינות שלו
מסמך שמור היטב אך אי אפשר לקבל אותו בזמן הנדרש אינו נותן לארגון פתרון מלא. מנהל כספים עשוי להזדקק לתיק לקראת ביקורת, מחלקת משאבי אנוש יכולה להידרש למסמך ישן הנוגע לעובד, ומשרד עורכי דין עשוי להזדקק לחומר מתיק שהסתיים לפני שנים.
לכן אחד הקריטריונים החשובים בבחירת אחסון מסמכים מאובטח הוא מנגנון האחזור. שירות מקצועי צריך לשמור מצד אחד על הגבלת הגישה למסמכים ומצד שני לאפשר למורשים לקבל אותם בפרק זמן שמתאים לצרכים העסקיים.
בארכיב 2000 ניתן לבצע הזמנה של תיק באמצעות המערכת, ולאחר האיתור הוא נשלף ומועבר ללקוח בתוך 24 שעות ממועד ההזמנה, באמצעות שינוע מאובטח בצי הרכב של החברה. במקרים שבהם נדרשת תגובה מהירה יותר קיימת גם אפשרות להזמנה דחופה בהליך מזורז ובמסירה מיוחדת.
הנתון הזה ממחיש את ההבדל בין אחסון פסיבי לבין שירות ארכיב מנוהל. כאשר חומר נשמר במחסן עצמאי, הארגון הוא זה שצריך להגיע למקום, לאתר את הארגז הנכון, לחפש את התיק ולהחזיר אותו. כאשר הארכיב ממופה ומנוהל, פעולת החיפוש עוברת לספק השירות והלקוח מזמין את החומר על בסיס הרשומות שבמערכת.
החיבור בין אבטחה לנגישות חשוב גם מבחינה ארגונית. הוא מאפשר להוציא ניירת שאינה נדרשת בכל יום מהשטח הפעיל של המשרד, בלי ליצור חשש שהמסמכים יהיו רחוקים מדי כאשר יהיה בהם צורך. עבור חומר שנדרש בתדירות גבוהה, סריקת מסמכים וארכוב דיגיטלי יכולים להשלים את האחסון הפיזי ולקצר את זמן הגישה עוד יותר.
למעשה, פתרון טוב צריך למצוא את נקודת האיזון בין שתי מטרות שעלולות להיראות מנוגדות: לצמצם ככל האפשר גישה בלתי מורשית, ובמקביל לאפשר גישה יעילה למי שכן מורשה. מערכת הזמנות, זיהוי מדויק של מיקום התיק ותהליך אחזור מוגדר הופכים את האיזון הזה לאפשרי.
איך לבחור שירות אחסון מסמכים מאובטח לארגון?
בחירת ספק לאחסון מסמכים היא החלטה שכדאי לבחון לטווח ארוך, משום שמסמכים עשויים להישאר בארכיב במשך שנים. לפני שמעבירים את החומר, חשוב להבין כיצד ייראה התהליך ביום הראשון וגם מה יקרה כאשר יהיה צורך לאתר תיק מסוים בעתיד.
מה כדאי לבדוק לפני ההתקשרות
- התאמת המתקן: האם מדובר במתקן ייעודי למסמכים, ומהם האמצעים שמגנים על החומר מפני אש, מים, תנאי סביבה וגישה בלתי מורשית.
- תהליך הקליטה: כיצד מתבצעים האיסוף והקליטה, והאם כל מיכל מקבל זיהוי ומיקום מתועדים.
- מערכת המידע: מהי המערכת שמאפשרת לנהל את הרשומות ולאתר חומר.
- הרשאות ואימות: מי רשאי להזמין תיקים וכיצד מאומתת זהות המשתמש.
- זמן אספקה: מהו זמן האחזור הצפוי כאשר מבקשים לקבל חומר מהארכיב.
עבור ארגונים שמחזיקים מסמכים רגישים, יש משמעות גם למדיניות אבטחת המידע והפרטיות של נותן השירות. ארכיב 2000 מציינת כי היא פועלת בהתאם לדרישות הדין ובפרט לתקנות הגנת הפרטיות בנושא אבטחת מידע.
החברה מספקת שירותי ארכיב וגניזה לארגונים ולעסקים, עם מערכת ממוחשבת לניהול החומר, גישה למנויים מורשים, תהליך קליטה מתועד, אפשרות לאחזור תיקים ובסוף מחזור החיים של המסמך גם ביעור מבוקר ומתועד. השילוב בין תשתית אחסון פיזית לבין מערכת ניהול הוא שמאפשר להפוך ארכיון גדול ממעמסה תפעולית למידע שנשמר בצורה מסודרת וניתן לשליפה.
ארגון ששוקל להעביר מסמכים לאחסון חיצוני אינו צריך להתחיל בהעברת כל הארכיון בבת אחת. אפשר תחילה למפות את סוגי המסמכים, הכמויות, תדירות השימוש והחומר שאינו נדרש לעבודה השוטפת, ובהתאם לכך לבנות פתרון אחסון מתאים.
אם גם אצלכם חדרים וארונות הולכים ומתמלאים בניירת, אתם מוזמנים ליצור קשר עם ארכיב 2000 לקבלת מידע והתאמת שירות אחסון מסמכים מאובטח להיקף החומר ולצרכים של הארגון.
שאלות נפוצות על אחסון מסמכים מאובטח
כמה זמן לוקח לקבל תיק מהארכיב?
לאחר הזמנה במערכת, התיק נשלף ומועבר ללקוח בתוך 24 שעות ממועד ההזמנה. במקרים דחופים קיימת אפשרות להזמנה בהליך מזורז ובמסירה מיוחדת.
מה ההבדל בין מחסן רגיל לבין ארכיב מקצועי?
מחסן מספק שטח בלבד. ארכיב מקצועי מוסיף עליו תשתית מוגנת מפני אש, מים ותנאי סביבה, בקרות כניסה ומצלמות, וכן מערכת ממוחשבת שמתעדת את מיקומו של כל מיכל ותיק ומאפשרת לאחזר אותו.
האם הארגון מאבד שליטה על המסמכים שהועברו לאחסון חיצוני?
לא. מנויים מורשים נכנסים למערכת בשם משתמש וסיסמה, צופים ברשומות השייכות להם ומזמינים תיקים. הארכיון ממשיך להיות חלק ממערכת הרשומות של הארגון.
